Kaizen BJJ Brussels
Information sur le traitement des données à caractère personnel · Articles 13 et 14 du RGPD · Version 1.1 du 9 septembre 2026
Le présent document explique quelles données à caractère personnel Kaizen BJJ collecte à votre sujet, pourquoi, pendant combien de temps et quels sont vos droits. Il vous est remis à titre d'information : il n'appelle pas de signature de votre part.
Kaizen BJJ Brussels ASBL, avenue Général Médecin Derache 133/3, 1050 Ixelles, n° d'entreprise 0663.849.093 (ci-après « le club »), est responsable du traitement de vos données.
Pour toute question relative à vos données ou pour exercer vos droits : KaizenBjjBxl@gmail.com. Le club n'est pas tenu de désigner un délégué à la protection des données ; les demandes sont traitées par Mauro Birattari.
Le club ne tient pas de dossier de santé : une blessure ou une limitation signalée aux instructeurs pour des raisons de sécurité est communiquée oralement et n'est pas enregistrée. La déclaration d'accident est la seule exception ; ce traitement de données de santé repose sur votre consentement explicite lorsque vous demandez au club d'introduire la déclaration (art. 9.2.a) et, pour la copie conservée, sur la défense d'un droit en justice (art. 9.2.f).
| Finalité | Base juridique (art. 6 RGPD) | Catégories de données |
|---|---|---|
| Gérer votre affiliation, l'accès aux cours et le suivi de votre progression | Exécution du contrat — art. 6.1.b | Identification, affiliation |
| Facturer et encaisser les cotisations ; tenir la comptabilité | Exécution du contrat et obligation légale — art. 6.1.b et 6.1.c | Identification, administratives et financières |
| Tenir le registre historique de l'académie et pouvoir reconstituer, à sa demande, le parcours d'un pratiquant | Intérêt légitime — art. 6.1.f | Parcours : grades et dates, présences, stages et compétitions ; photographie d'identification |
| Vous assurer auprès de la compagnie couvrant la pratique | Exécution du contrat — art. 6.1.b | Identification, affiliation |
| Vous contacter individuellement : inscription à une compétition, suivi administratif, et suivi d'un incident survenu pendant un cours lorsque vous ne revenez pas | Exécution du contrat — art. 6.1.b, et intérêt légitime — art. 6.1.f (sécurité des pratiquants) | Identification, coordonnées |
| Déclarer un accident à l'assureur et suivre le dossier | Exécution du contrat — art. 6.1.b ; pour les données de santé, art. 9.2.a et 9.2.f | Identification, déclaration d'accident |
| Assurer la sécurité pendant les cours et pouvoir prévenir un proche en cas d'incident | Intérêt légitime — art. 6.1.f (sécurité des membres) | Contact d'urgence |
| Identifier avec certitude les personnes présentes sur le tatami, notamment pour élucider un incident ou une blessure, a fortiori en présence de mineurs | Intérêt légitime — art. 6.1.f (sécurité des pratiquants) | Photographie d'identification |
| Publier des photographies et vidéos à des fins de présentation et de promotion du club | Consentement — art. 6.1.a, révocable à tout moment | Images de communication |
| Vous envoyer des communications promotionnelles (newsletter, offres, événements ouverts) | Consentement — art. 6.1.a, révocable à tout moment | Identification |
| Établir, exercer ou défendre un droit en justice | Intérêt légitime — art. 6.1.f | Toutes les catégories utiles |
Les informations pratiques du club — horaires, fermetures, stages, changements d'organisation — sont diffusées sur un canal WhatsApp auquel chacun s'abonne et se désabonne librement. Le club ne gère ni ne conserve la liste des abonnés et n'a pas accès à leur identité ; la relation entre l'abonné et la plateforme relève des conditions de cette dernière.
Vos données sont accessibles aux instructeurs et aux personnes chargées de l'administration du club, dans la limite de ce qui est nécessaire à leurs fonctions. Elles peuvent en outre être communiquées à :
Le club ne vend pas vos données et ne les communique à aucun tiers à des fins commerciales.
Le club héberge et traite les données au sein de l'EEE. Certaines plateformes de réseaux sociaux que nous utilisons pour publier des images sont susceptibles de transférer des données vers des pays tiers ; ces transferts s'effectuent sur la base des mécanismes prévus au chapitre V du RGPD (décision d'adéquation ou clauses contractuelles types). Pour éviter ce risque, il suffit de ne pas autoriser la diffusion sur les réseaux sociaux.
| Données | Durée |
|---|---|
| Coordonnées (adresse e-mail ou numéro de téléphone) et contact d'urgence | Conservés tant que vous êtes membre, puis supprimés lors de l'archivage de votre dossier |
| Pièces comptables et factures | 7 ans, conformément à la législation belge |
| Photographie d'identification | Sans limitation de durée, au titre de la mémoire de l'académie et pour vous identifier si vous reprenez l'entraînement. Lorsque vous ne fréquentez plus les cours, elle est effacée sur simple demande ; tant que vous les fréquentez, voir le point 7 |
| Images de communication publiées | Jusqu'au retrait de votre consentement ; les fichiers d'archive sont supprimés au plus tard 5 ans après le dernier cours suivi |
| Registre historique du parcours : nom, périodes d'affiliation, grades et dates, instructeur les ayant délivrés, présences, stages et compétitions | Sans limitation de durée, aux fins de l'histoire de l'académie, de la vérification d'un grade qu'elle a délivré, et de la reconstitution du parcours d'un pratiquant à sa demande |
| Déclaration d'accident et copie du dossier transmis à l'assureur | 10 ans ; pour un pratiquant mineur au moment des faits, 10 ans à compter de sa majorité |
| Correspondance | Conservée dans la messagerie du club ; supprimée sur demande |
L'affiliation à Kaizen BJJ ne fait pas l'objet d'une résiliation formelle : un membre peut interrompre l'entraînement puis le reprendre. Le club archive le dossier d'un membre qui a cessé de fréquenter les cours depuis environ un an ; c'est à ce moment que les données inutiles à la mémoire de l'académie sont supprimées.
Vous disposez à tout moment du droit d'accéder à vos données, de les faire rectifier ou effacer, d'obtenir la limitation du traitement, de vous opposer à un traitement fondé sur notre intérêt légitime et de recevoir vos données dans un format structuré. Lorsqu'un traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment, sans que cela remette en cause la licéité des traitements antérieurs.
Vous pouvez à tout moment vous opposer à la conservation de votre photographie d'identification. Tant que vous fréquentez les cours, le club la conserve pour un motif de sécurité : pouvoir identifier avec certitude les personnes présentes sur le tatami, en particulier lorsqu'un incident ou une blessure doit être élucidé, et a fortiori en présence de mineurs ; une opposition formée pendant cette période se heurte à ce motif. Lorsque vous ne fréquentez plus les cours, celui-ci disparaît : la photographie n'est plus conservée qu'au titre de la mémoire de l'académie, et elle est alors supprimée sans délai, sur simple demande et sans que le club vous oppose d'intérêt contraire.
Pour exercer ces droits, écrivez à KaizenBjjBxl@gmail.com. Nous répondons dans un délai d'un mois. Nous pouvons vous demander de justifier votre identité si un doute raisonnable existe.
Si vous estimez que le club ne respecte pas la réglementation, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données, rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles — contact@apd-gba.be — www.autoriteprotectiondonnees.be.
L'inscription d'un membre de moins de 18 ans est effectuée par le ou les titulaires de l'autorité parentale, qui exercent les droits prévus au point 7 dans l'intérêt de l'enfant. La diffusion de l'image d'un mineur requiert l'accord du ou des parents ; à partir de 14 ans, le club recueille en outre l'accord du mineur lui-même.
Un portrait d'identification est également versé au dossier des enfants, pour la même raison de sécurité qu'au point 3 : plusieurs instructeurs se relaient, et il faut pouvoir établir avec certitude quel enfant est lequel, prévenir le bon parent et savoir avec qui l'enfant repart. Il aide aussi les instructeurs à retenir les prénoms, ce qui rend l'encadrement d'un groupe d'enfants plus attentif. Ce portrait n'est jamais publié sans l'accord des parents.
Le club accueille des personnes qui n'en sont pas membres : pratiquants venus d'autres académies, instructeurs invités, participants à un cours d'essai. À leur sujet il traite le nom et le prénom, une adresse de contact, la personne à prévenir en cas d'urgence, les dates des séances suivies et, le cas échéant, une photographie d'identification, sur la base de son intérêt légitime : savoir qui s'entraîne dans ses locaux, pouvoir réagir en cas d'incident, entretenir la relation avec les académies qu'il reçoit et tenir la mémoire de l'académie. Les coordonnées sont conservées tant que la relation est active ; les autres dispositions de la présente politique leur sont applicables.
La version en vigueur est affichée au club et disponible sur kaizen-bjj.be/privacy/ ; toute modification substantielle est communiquée par e-mail.