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Kaizen BJJ Brussels ASBL avenue Général Médecin Derache 133/3, 1050 Ixelles n° d'entreprise 0663.849.093 KaizenBjjBxl@gmail.com · kaizen-bjj.be |
Politique de confidentialité
Information sur le traitement des données à caractère personnel · Articles 13 et 14 du RGPD · Version 2.08 du 30 septembre 2026
Le présent document explique quelles données à caractère personnel Kaizen BJJ Brussels collecte à votre sujet, pourquoi, pendant combien de temps et quels sont vos droits. Il est mis à votre disposition à titre d'information : il n'appelle pas de signature de votre part.
Remplir le formulaire — autorisation d'utilisation de l'image et reconnaissance des risques. Autres langues : Nederlands · English
1. Responsable du traitement
Kaizen BJJ Brussels ASBL, avenue Général Médecin Derache 133/3, 1050 Ixelles, n° d'entreprise 0663.849.093 (ci-après « l'académie »), est responsable du traitement de vos données.
Pour toute question relative à vos données ou pour exercer vos droits : KaizenBjjBxl+privacy@gmail.com. L'académie n'est pas tenue de désigner un délégué à la protection des données ; les demandes sont traitées par le conseil d'administration, qui répond dans le délai d'un mois prévu par l'article 12.3 du RGPD.
2. Données que nous traitons
- Identification : nom, prénom, date de naissance et, lorsque vous nous en communiquez une, une adresse de contact — courriel ou numéro de téléphone.
- Pour les membres mineurs : les mêmes données concernant le mineur, ainsi que le nom, l'adresse e-mail et le numéro de téléphone du ou des parents ou du représentant légal.
- Personne à prévenir en cas d'urgence : nom, lien avec le membre et numéro de téléphone. Pour les membres mineurs, il s'agit du numéro du parent ou du représentant légal et, le cas échéant, de celui d'un autre adulte qu'il désigne, joignable pendant les cours.
- Données d'affiliation et de parcours : date d'inscription et périodes d'affiliation, formule d'abonnement, grade et degrés obtenus, dates de passage de grade et instructeur les ayant délivrés, présences aux cours, participation aux stages et compétitions.
- Données administratives et financières : cotisations dues et payées, dates et références de paiement, factures. L'académie ne conserve pas de numéro de carte bancaire.
- Correspondance : messages que vous nous adressez et nos réponses.
- Déclaration d'accident : en cas d'accident survenu pendant la pratique, les circonstances et la nature de la lésion, telles que reprises dans le formulaire transmis à l'assureur.
- Photographie d'identification : un portrait, versé à votre dossier de membre, afin que les instructeurs puissent vous identifier et retenir votre nom. Cet usage interne ne comporte aucune publication et ne fait l'objet d'aucune reconnaissance faciale ni d'aucune identification automatisée. C'est ce même portrait qui paraît sur le site de l'académie si vous l'avez autorisé, accompagné de votre prénom et de votre grade, jamais de votre nom de famille : cette publication est un traitement distinct, fondé sur votre consentement et révocable à tout moment. À défaut d'autorisation, il n'est accessible qu'aux instructeurs. Il est également conservé au titre de la mémoire de l'académie, dans les conditions indiquées au point 6.
- Images de communication : photographies et vidéos prises lors des entraînements, stages, compétitions et événements de l'académie — uniquement sur la base de votre consentement écrit et distinct (voir le document « Autorisation d'utilisation de l'image & reconnaissance des risques »).
L'académie ne tient pas de dossier de santé : une blessure ou une limitation signalée aux instructeurs pour des raisons de sécurité est communiquée oralement et n'est pas enregistrée. La déclaration d'accident est la seule exception ; ce traitement de données de santé repose sur votre consentement explicite lorsque vous demandez à l'académie d'introduire la déclaration (art. 9.2.a) et, pour la copie conservée, sur la défense d'un droit en justice (art. 9.2.f).
3. Finalités et bases juridiques
| Finalité | Base juridique (art. 6 RGPD) | Catégories de données |
|---|---|---|
| Gérer votre affiliation, l'accès aux cours et le suivi de votre progression | Exécution du contrat — art. 6.1.b | Identification, affiliation |
| Facturer et encaisser les cotisations ; tenir la comptabilité | Exécution du contrat et obligation légale — art. 6.1.b et 6.1.c | Identification, administratives et financières |
| Tenir le registre historique de l'académie et pouvoir reconstituer, à sa demande, le parcours d'un pratiquant | Intérêt légitime — art. 6.1.f | Parcours : grades et dates, présences, stages et compétitions ; photographie d'identification |
| Vous assurer auprès de la compagnie couvrant la pratique | Exécution du contrat — art. 6.1.b | Identification, affiliation |
| Vous contacter individuellement : inscription à une compétition, suivi administratif, et suivi d'un incident survenu pendant un cours lorsque vous ne revenez pas | Exécution du contrat — art. 6.1.b, et intérêt légitime — art. 6.1.f (sécurité des pratiquants) | Identification, coordonnées |
| Déclarer un accident à l'assureur et suivre le dossier | Exécution du contrat — art. 6.1.b ; pour les données de santé, art. 9.2.a et 9.2.f | Identification, déclaration d'accident |
| Assurer la sécurité pendant les cours et pouvoir prévenir un proche en cas d'incident | Intérêt légitime — art. 6.1.f (sécurité des membres) | Contact d'urgence |
| Identifier avec certitude les personnes présentes sur le tatami, notamment pour élucider un incident ou une blessure, a fortiori en présence de mineurs | Intérêt légitime — art. 6.1.f (sécurité des pratiquants) | Photographie d'identification |
| Publier des photographies et vidéos à des fins de présentation et de promotion de l'académie | Consentement — art. 6.1.a, révocable à tout moment | Images de communication |
| Vous envoyer des communications promotionnelles (newsletter, offres, événements ouverts) | Consentement — art. 6.1.a, révocable à tout moment | Identification |
| Établir, exercer ou défendre un droit en justice | Intérêt légitime — art. 6.1.f | Toutes les catégories utiles |
Les informations pratiques de l'académie — horaires, fermetures, stages, changements d'organisation — sont diffusées sur un canal WhatsApp auquel chacun s'abonne et se désabonne librement. L'académie ne gère ni ne conserve la liste des abonnés et n'a pas accès à leur identité ; la relation entre l'abonné et la plateforme relève des conditions de cette dernière.
4. Destinataires
Vos données sont accessibles aux instructeurs et aux personnes chargées de l'administration de l'académie, dans la limite de ce qui est nécessaire à leurs fonctions. Elles peuvent en outre être communiquées à :
- Ethias, police n° 45.371.455, pour votre couverture d'assurance et, le cas échéant, pour la déclaration d'un accident ;
- nos prestataires techniques agissant comme sous-traitants : logiciel de gestion des membres, hébergeur du site internet, service d'envoi d'e-mails, prestataire de paiement, comptable ;
- les plateformes de réseaux sociaux sur lesquelles nous publions, uniquement pour les images couvertes par votre consentement ;
- les autorités publiques, lorsque la loi nous y oblige.
L'académie ne vend pas vos données et ne les communique à aucun tiers à des fins commerciales.
5. Transferts hors de l'Espace économique européen
L'académie recourt à des prestataires établis hors de l'EEE ou susceptibles d'y transférer des données : les services Google qu'elle utilise pour sa messagerie, ses fichiers de gestion et le formulaire en ligne, l'hébergement de son site, et les plateformes de réseaux sociaux sur lesquelles elle publie des images. Ces transferts s'effectuent sur la base des mécanismes prévus au chapitre V du RGPD (décision d'adéquation ou clauses contractuelles types). Pour ce qui concerne votre image, il suffit de ne pas en autoriser la diffusion.
6. Durées de conservation
| Données | Durée |
|---|---|
| Coordonnées (adresse e-mail ou numéro de téléphone) et contact d'urgence | Conservés tant que vous êtes membre, puis supprimés lors de l'archivage de votre dossier |
| Pièces comptables et factures | 7 ans, conformément à la législation belge |
| Photographie d'identification | Sans limitation de durée, au titre de la mémoire de l'académie et pour vous identifier si vous reprenez l'entraînement. Lorsque vous ne fréquentez plus les cours, elle est effacée sur simple demande ; tant que vous les fréquentez, voir le point 7 |
| Images de communication publiées | Jusqu'au retrait de votre consentement, sous les réserves indiquées sur le formulaire pour les publications déjà parues sur les réseaux sociaux et pour les photographies de groupe ; les fichiers d'archive sont supprimés au plus tard 5 ans après le dernier cours suivi |
| Registre historique du parcours : nom, périodes d'affiliation, grades et dates, instructeur les ayant délivrés, présences, stages et compétitions | Sans limitation de durée, aux fins de l'histoire de l'académie, de la vérification d'un grade qu'elle a délivré, et de la reconstitution du parcours d'un pratiquant à sa demande |
| Déclaration d'accident et copie du dossier transmis à l'assureur | 10 ans ; pour un pratiquant mineur au moment des faits, 10 ans à compter de sa majorité |
| Correspondance | Conservée dans la messagerie de l'académie ; supprimée sur demande |
| Réponses au formulaire : autorisation d'utilisation de l'image et reconnaissance des risques | Sans limite de durée, comme preuve des autorisations données et au titre de la mémoire de l'académie : l'affiliation n'ayant pas de terme formel, il n'existe pas de moment où cette preuve cesse d'être utile. Si vous modifiez vos choix, vous remplissez le formulaire à nouveau : les réponses antérieures sont conservées, mais c'est la plus récente qui fait foi. Une réponse porte le nom du pratiquant, celui du parent ou tuteur lorsque le pratiquant est mineur, les choix exprimés, le nom en toutes lettres qui tient lieu de signature, ainsi que la date et l'heure. Elle est détruite sur simple demande lorsque vous ne fréquentez plus les cours |
L'affiliation à Kaizen BJJ Brussels ne fait pas l'objet d'une résiliation formelle : un membre peut interrompre l'entraînement puis le reprendre. L'académie archive le dossier d'un membre qui a cessé de fréquenter les cours depuis environ un an ; c'est à ce moment que les données inutiles à la mémoire de l'académie sont supprimées.
7. Vos droits
Vous disposez à tout moment du droit d'accéder à vos données, de les faire rectifier ou effacer, d'obtenir la limitation du traitement, de vous opposer à un traitement fondé sur notre intérêt légitime et de recevoir vos données dans un format structuré. Lorsqu'un traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment, sans que cela remette en cause la licéité des traitements antérieurs.
Vous pouvez à tout moment vous opposer à la conservation de votre photographie d'identification. Tant que vous fréquentez les cours, l'académie la conserve pour un motif de sécurité : pouvoir identifier avec certitude les personnes présentes sur le tatami, en particulier lorsqu'un incident ou une blessure doit être élucidé, et a fortiori en présence de mineurs ; une opposition formée pendant cette période se heurte à ce motif. Lorsque vous ne fréquentez plus les cours, celui-ci disparaît : la photographie n'est plus conservée qu'au titre de la mémoire de l'académie, et elle est alors supprimée sans délai, sur simple demande et sans que l'académie vous oppose d'intérêt contraire.
Pour exercer ces droits, écrivez à KaizenBjjBxl+privacy@gmail.com. Nous répondons dans un délai d'un mois. Nous pouvons vous demander de justifier votre identité si un doute raisonnable existe.
Si vous estimez que l'académie ne respecte pas la réglementation, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données, rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles — contact@apd-gba.be — www.autoriteprotectiondonnees.be.
8. Membres mineurs
L'inscription d'un membre de moins de 18 ans est effectuée par le ou les titulaires de l'autorité parentale, qui exercent les droits prévus au point 7 dans l'intérêt de l'enfant. La diffusion de l'image d'un mineur requiert l'accord du ou des parents ; à partir de 14 ans, l'académie recueille en outre l'accord du mineur lui-même.
Un portrait d'identification est également versé au dossier des enfants, pour la même raison de sécurité qu'au point 3 : plusieurs instructeurs se relaient, et il faut pouvoir établir avec certitude quel enfant est lequel et prévenir le bon parent. Il aide aussi les instructeurs à retenir les prénoms, ce qui rend l'encadrement d'un groupe d'enfants plus attentif. Ce portrait n'est jamais publié sans l'accord des parents.
9. Invités et participants aux cours d'essai
L'académie accueille des personnes qui n'en sont pas membres : pratiquants venus d'autres académies, instructeurs invités, participants à un cours d'essai. À leur sujet elle traite le nom et le prénom, une adresse de contact, la personne à prévenir en cas d'urgence, les dates des séances suivies et, le cas échéant, une photographie d'identification, sur la base de son intérêt légitime : savoir qui s'entraîne à ses cours, pouvoir réagir en cas d'incident, entretenir la relation avec les académies reçues et tenir la mémoire de l'académie. Les coordonnées sont conservées tant que la relation est active ; les autres dispositions de la présente politique leur sont applicables.
10. Modifications
La version en vigueur est celle publiée sur kaizen-bjj.be/privacy/ ; son adresse figure sur le formulaire que vous remplissez. Si l'académie entend utiliser vos données pour une finalité nouvelle, elle vous en informe au préalable.