Kaizen BJJ Brussels
Informatie over de verwerking van persoonsgegevens · Artikelen 13 en 14 AVG · Versie 1.1 van 9 september 2026
Dit document legt uit welke persoonsgegevens Kaizen BJJ over u verwerkt, waarom, hoe lang en welke rechten u hebt. Het wordt u ter informatie bezorgd en hoeft niet ondertekend te worden.
Kaizen BJJ Brussels VZW, Generaal Geneesheer Derachelaan 133/3, 1050 Elsene, ondernemingsnummer 0663.849.093 (hierna “de club”), is verantwoordelijk voor de verwerking van uw gegevens.
Voor elke vraag over uw gegevens of om uw rechten uit te oefenen: KaizenBjjBxl@gmail.com. De club is niet verplicht een functionaris voor gegevensbescherming aan te stellen; aanvragen worden behandeld door Mauro Birattari.
De club houdt geen gezondheidsdossier bij: een blessure of beperking die om veiligheidsredenen aan de instructeurs wordt gemeld, gebeurt mondeling en wordt niet geregistreerd. De ongevalaangifte is de enige uitzondering; die verwerking van gezondheidsgegevens berust op uw uitdrukkelijke toestemming wanneer u de club vraagt de aangifte in te dienen (art. 9.2.a) en, voor de bewaarde kopie, op de verdediging van een recht in rechte (art. 9.2.f).
| Doeleinde | Rechtsgrond (art. 6 AVG) | Categorieën van gegevens |
|---|---|---|
| Uw lidmaatschap beheren, toegang tot de lessen verlenen en uw progressie opvolgen | Uitvoering van de overeenkomst — art. 6.1.b | Identificatie, lidmaatschap |
| Bijdragen factureren en innen; de boekhouding voeren | Uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichting — art. 6.1.b en 6.1.c | Identificatie, administratief en financieel |
| Het historisch register van de academie bijhouden en, op verzoek, het parcours van een beoefenaar reconstrueren | Gerechtvaardigd belang — art. 6.1.f | Parcours: graden en data, aanwezigheden, stages en wedstrijden; identificatiefoto |
| U verzekeren bij de maatschappij die de sportbeoefening dekt | Uitvoering van de overeenkomst — art. 6.1.b | Identificatie, lidmaatschap |
| U individueel contacteren: inschrijving voor een wedstrijd, administratieve opvolging, en opvolging van een incident tijdens een les wanneer u niet terugkomt | Uitvoering van de overeenkomst — art. 6.1.b, en gerechtvaardigd belang — art. 6.1.f (veiligheid van de beoefenaars) | Identificatie, contactgegevens |
| Een ongeval aangeven bij de verzekeraar en het dossier opvolgen | Uitvoering van de overeenkomst — art. 6.1.b; voor gezondheidsgegevens art. 9.2.a en 9.2.f | Identificatie, ongevalaangifte |
| De veiligheid tijdens de lessen verzekeren en bij een incident een naaste kunnen verwittigen | Gerechtvaardigd belang — art. 6.1.f (veiligheid van de leden) | Contactpersoon bij noodgevallen |
| Met zekerheid vaststellen wie zich op de mat bevindt, met name om een incident of blessure op te helderen, zeker bij aanwezigheid van minderjarigen | Gerechtvaardigd belang — art. 6.1.f (veiligheid van de beoefenaars) | Identificatiefoto |
| Foto's en video's publiceren om de club voor te stellen en te promoten | Toestemming — art. 6.1.a, op elk ogenblik intrekbaar | Communicatiebeelden |
| U promotionele berichten sturen (nieuwsbrief, aanbiedingen, open evenementen) | Toestemming — art. 6.1.a, op elk ogenblik intrekbaar | Identificatie |
| Een recht in rechte vaststellen, uitoefenen of verdedigen | Gerechtvaardigd belang — art. 6.1.f | Alle nuttige categorieën |
De praktische clubinformatie — uurroosters, sluitingen, stages, wijzigingen — wordt verspreid via een WhatsApp-kanaal waarop iedereen zich vrij kan abonneren en weer uitschrijven. De club beheert noch bewaart de lijst van abonnees en heeft geen toegang tot hun identiteit; de verhouding tussen de abonnee en het platform valt onder de voorwaarden van dat platform.
Uw gegevens zijn toegankelijk voor de instructeurs en de personen belast met het clubbeheer, beperkt tot wat voor hun taak noodzakelijk is. Zij kunnen daarnaast worden meegedeeld aan:
De club verkoopt uw gegevens niet en deelt ze met geen enkele derde voor commerciële doeleinden.
De club host en verwerkt de gegevens binnen de EER. Bepaalde socialemediaplatformen die wij gebruiken om beeldmateriaal te publiceren kunnen gegevens doorgeven naar derde landen; die doorgiften steunen op de mechanismen van hoofdstuk V AVG (adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen). Om dat risico te vermijden volstaat het de publicatie op sociale media niet toe te staan.
| Gegevens | Termijn |
|---|---|
| Contactgegevens (e-mailadres of telefoonnummer) en contactpersoon bij noodgevallen | Bewaard zolang u lid bent, daarna gewist bij de archivering van uw dossier |
| Boekhoudkundige stukken en facturen | 7 jaar, overeenkomstig de Belgische wetgeving |
| Identificatiefoto | Zonder tijdsbeperking, met het oog op de herinnering van de academie en om u te identificeren wanneer u opnieuw begint te trainen. Wanneer u de lessen niet meer volgt, wordt zij op eenvoudig verzoek gewist; zolang u ze volgt, zie punt 7 |
| Gepubliceerde communicatiebeelden | Tot de intrekking van uw toestemming; archiefbestanden worden uiterlijk 5 jaar na de laatst gevolgde les verwijderd |
| Historisch register van het parcours: naam, periodes van lidmaatschap, graden en data, de instructeur die ze toekende, aanwezigheden, stages en wedstrijden | Zonder tijdsbeperking, met het oog op de geschiedenis van de academie, de verificatie van een door haar toegekende graad, en de reconstructie van het parcours van een beoefenaar op diens verzoek |
| Ongevalaangifte en kopie van het aan de verzekeraar bezorgde dossier | 10 jaar; voor een beoefenaar die toen minderjarig was, 10 jaar vanaf zijn meerderjarigheid |
| Correspondentie | Bewaard in de mailbox van de club; op verzoek verwijderd |
Het lidmaatschap van Kaizen BJJ wordt niet formeel opgezegd: een lid kan de training onderbreken en later hervatten. De club archiveert het dossier van een lid dat ongeveer een jaar geen lessen meer heeft gevolgd; op dat ogenblik worden de gegevens die niet nodig zijn voor de herinnering van de academie gewist.
U hebt op elk ogenblik het recht om uw gegevens in te zien, te laten verbeteren of wissen, de verwerking te laten beperken, bezwaar te maken tegen een verwerking op grond van ons gerechtvaardigd belang en uw gegevens in een gestructureerd formaat te ontvangen. Berust een verwerking op uw toestemming, dan kunt u die op elk ogenblik intrekken, zonder afbreuk aan de rechtmatigheid van de eerdere verwerking.
U kunt zich op elk ogenblik verzetten tegen de bewaring van uw identificatiefoto. Zolang u de lessen volgt, bewaart de club ze om een veiligheidsreden: met zekerheid kunnen vaststellen wie zich op de mat bevindt, in het bijzonder wanneer een incident of een blessure moet worden opgehelderd, en zeker wanneer er minderjarigen aanwezig zijn; een bezwaar tijdens die periode stuit op die grond. Wanneer u de lessen niet meer volgt, valt die weg: de foto wordt dan enkel nog bewaard met het oog op de herinnering van de academie, en wordt op eenvoudig verzoek onverwijld gewist zonder dat de club daartegen een eigen belang inroept.
Om deze rechten uit te oefenen, schrijft u naar KaizenBjjBxl@gmail.com. Wij antwoorden binnen een maand. Bij redelijke twijfel kunnen wij u vragen uw identiteit aan te tonen.
Meent u dat de club de regelgeving niet naleeft, dan kunt u klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel — contact@apd-gba.be — www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.
De inschrijving van een lid jonger dan 18 jaar gebeurt door de houder(s) van het ouderlijk gezag, die de rechten uit punt 7 uitoefenen in het belang van het kind. De verspreiding van het beeld van een minderjarige vereist het akkoord van de ouder(s); vanaf 14 jaar vraagt de club daarnaast het akkoord van de minderjarige zelf.
Ook voor kinderen wordt een identificatieportret in het dossier opgenomen, om dezelfde veiligheidsreden als in punt 3: verschillende instructeurs wisselen elkaar af, en men moet met zekerheid kunnen vaststellen welk kind wie is, de juiste ouder kunnen verwittigen en weten met wie het kind weer vertrekt. Het helpt de instructeurs ook de voornamen te onthouden, wat het begeleiden van een groep kinderen aandachtiger maakt. Dat portret wordt nooit gepubliceerd zonder het akkoord van de ouders.
De club ontvangt ook personen die geen lid zijn: beoefenaars uit andere academies, uitgenodigde instructeurs en deelnemers aan een proefles. Over hen verwerkt de club naam en voornaam, een contactadres, de contactpersoon bij noodgevallen, de data van de gevolgde sessies en, in voorkomend geval, een identificatiefoto, op grond van haar gerechtvaardigd belang: weten wie in haar lokalen traint, kunnen reageren bij een incident, de band onderhouden met de academies die zij ontvangt en de herinnering van de academie bijhouden. De contactgegevens worden bewaard zolang de relatie actief is; de overige bepalingen van deze verklaring zijn op hen van toepassing.
De geldende versie hangt uit in de club en is beschikbaar op kaizen-bjj.be/privacy/; elke wezenlijke wijziging wordt per e-mail meegedeeld.