Privacyverklaring

Informatie over de verwerking van persoonsgegevens · Artikelen 13 en 14 AVG · Versie 2.08 van 30 september 2026

Dit document legt uit welke persoonsgegevens Kaizen BJJ Brussels over u verwerkt, waarom, hoe lang en welke rechten u hebt. Het wordt u ter informatie ter beschikking gesteld en hoeft niet ondertekend te worden.

Het formulier invullen — toestemming voor het gebruik van beeldmateriaal en erkenning van de risico's. Andere talen: Français · English

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Kaizen BJJ Brussels VZW, Generaal Geneesheer Derachelaan 133/3, 1050 Elsene, ondernemingsnummer 0663.849.093 (hierna “de academie”), is verantwoordelijk voor de verwerking van uw gegevens.

Voor elke vraag over uw gegevens of om uw rechten uit te oefenen: KaizenBjjBxl+privacy@gmail.com. De academie is niet verplicht een functionaris voor gegevensbescherming aan te stellen; aanvragen worden behandeld door de raad van bestuur, die antwoordt binnen de termijn van één maand van artikel 12.3 AVG.

2. Gegevens die wij verwerken

Identificatie: naam, voornaam, geboortedatum en, wanneer u ons er een bezorgt, een contactadres — e-mail of telefoonnummer.
Voor minderjarige leden: dezelfde gegevens over de minderjarige, alsook de naam, het e-mailadres en het telefoonnummer van de ouder(s) of de wettelijke vertegenwoordiger.
Contactpersoon bij noodgevallen: naam, band met het lid en telefoonnummer. Voor minderjarige leden gaat het om het nummer van de ouder of de wettelijke vertegenwoordiger en, in voorkomend geval, dat van een andere door hem aangewezen volwassene die tijdens de lessen bereikbaar is.
Lidmaatschaps- en parcoursgegevens: inschrijvingsdatum en periodes van lidmaatschap, abonnementsformule, graad en behaalde strepen, data van graadverhogingen en de instructeur die ze toekende, aanwezigheden, deelname aan stages en wedstrijden.
Administratieve en financiële gegevens: verschuldigde en betaalde bijdragen, betalingsdata en -referenties, facturen. De academie bewaart geen bankkaartnummers.
Correspondentie: berichten die u ons stuurt en onze antwoorden.
Ongevalaangifte: bij een ongeval tijdens de beoefening, de omstandigheden en de aard van het letsel, zoals opgenomen in het formulier dat aan de verzekeraar wordt bezorgd.
Identificatiefoto: één portret, opgenomen in uw ledendossier, zodat de instructeurs u kunnen identificeren en uw naam onthouden. Dat interne gebruik houdt geen enkele publicatie in en gaat niet gepaard met gezichtsherkenning of enige geautomatiseerde identificatie. Het is datzelfde portret dat op de website van de academie verschijnt indien u daarvoor toestemming hebt gegeven, samen met uw voornaam en uw graad, nooit met uw familienaam: die publicatie is een afzonderlijke verwerking, gebaseerd op uw toestemming en op elk ogenblik intrekbaar. Zonder toestemming is het enkel voor de instructeurs toegankelijk. Het wordt eveneens bewaard met het oog op de herinnering van de academie, onder de voorwaarden vermeld in punt 6.
Communicatiebeelden: foto's en video's genomen tijdens trainingen, stages, wedstrijden en evenementen van de academie — uitsluitend op grond van uw afzonderlijke schriftelijke toestemming (zie het document “Toestemming voor het gebruik van beeldmateriaal & erkenning van de risico's”).

De academie houdt geen gezondheidsdossier bij: een blessure of beperking die om veiligheidsredenen aan de instructeurs wordt gemeld, gebeurt mondeling en wordt niet geregistreerd. De ongevalaangifte is de enige uitzondering; die verwerking van gezondheidsgegevens berust op uw uitdrukkelijke toestemming wanneer u de academie vraagt de aangifte in te dienen (art. 9.2.a) en, voor de bewaarde kopie, op de verdediging van een recht in rechte (art. 9.2.f).

3. Doeleinden en rechtsgronden

Doeleinde	Rechtsgrond (art. 6 AVG)	Categorieën van gegevens
Uw lidmaatschap beheren, toegang tot de lessen verlenen en uw progressie opvolgen	Uitvoering van de overeenkomst — art. 6.1.b	Identificatie, lidmaatschap
Bijdragen factureren en innen; de boekhouding voeren	Uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichting — art. 6.1.b en 6.1.c	Identificatie, administratief en financieel
Het historisch register van de academie bijhouden en, op verzoek, het parcours van een beoefenaar reconstrueren	Gerechtvaardigd belang — art. 6.1.f	Parcours: graden en data, aanwezigheden, stages en wedstrijden; identificatiefoto
U verzekeren bij de maatschappij die de sportbeoefening dekt	Uitvoering van de overeenkomst — art. 6.1.b	Identificatie, lidmaatschap
U individueel contacteren: inschrijving voor een wedstrijd, administratieve opvolging, en opvolging van een incident tijdens een les wanneer u niet terugkomt	Uitvoering van de overeenkomst — art. 6.1.b, en gerechtvaardigd belang — art. 6.1.f (veiligheid van de beoefenaars)	Identificatie, contactgegevens
Een ongeval aangeven bij de verzekeraar en het dossier opvolgen	Uitvoering van de overeenkomst — art. 6.1.b; voor gezondheidsgegevens art. 9.2.a en 9.2.f	Identificatie, ongevalaangifte
De veiligheid tijdens de lessen verzekeren en bij een incident een naaste kunnen verwittigen	Gerechtvaardigd belang — art. 6.1.f (veiligheid van de leden)	Contactpersoon bij noodgevallen
Met zekerheid vaststellen wie zich op de mat bevindt, met name om een incident of blessure op te helderen, zeker bij aanwezigheid van minderjarigen	Gerechtvaardigd belang — art. 6.1.f (veiligheid van de beoefenaars)	Identificatiefoto
Foto's en video's publiceren om de academie voor te stellen en te promoten	Toestemming — art. 6.1.a, op elk ogenblik intrekbaar	Communicatiebeelden
U promotionele berichten sturen (nieuwsbrief, aanbiedingen, open evenementen)	Toestemming — art. 6.1.a, op elk ogenblik intrekbaar	Identificatie
Een recht in rechte vaststellen, uitoefenen of verdedigen	Gerechtvaardigd belang — art. 6.1.f	Alle nuttige categorieën

De praktische informatie van de academie — uurroosters, sluitingen, stages, wijzigingen — wordt verspreid via een WhatsApp-kanaal waarop iedereen zich vrij kan abonneren en weer uitschrijven. De academie beheert noch bewaart de lijst van abonnees en heeft geen toegang tot hun identiteit; de verhouding tussen de abonnee en het platform valt onder de voorwaarden van dat platform.

4. Ontvangers

Uw gegevens zijn toegankelijk voor de instructeurs en de personen belast met de academiebeheer, beperkt tot wat voor hun taak noodzakelijk is. Zij kunnen daarnaast worden meegedeeld aan:

Ethias, polis nr. 45.371.455, voor uw verzekeringsdekking en, in voorkomend geval, voor de aangifte van een ongeval;
onze technische dienstverleners die als verwerker optreden: ledenbeheersoftware, hosting van de website, e-maildienst, betaaldienstverlener, boekhouder;
de socialemediaplatformen waarop wij publiceren, uitsluitend voor beeldmateriaal dat door uw toestemming gedekt is;
overheidsinstanties, wanneer de wet ons daartoe verplicht.

De academie verkoopt uw gegevens niet en deelt ze met geen enkele derde voor commerciële doeleinden.

5. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

De academie doet een beroep op dienstverleners die buiten de EER gevestigd zijn of gegevens daarheen kunnen doorgeven: de Google-diensten die zij gebruikt voor haar mailbox, haar beheersbestanden en het online formulier, de hosting van haar website, en de socialemediaplatformen waarop zij beeldmateriaal publiceert. Die doorgiften steunen op de mechanismen van hoofdstuk V AVG (adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen). Wat uw beeld betreft volstaat het de publicatie ervan niet toe te staan.

6. Bewaartermijnen

Gegevens	Termijn
Contactgegevens (e-mailadres of telefoonnummer) en contactpersoon bij noodgevallen	Bewaard zolang u lid bent, daarna gewist bij de archivering van uw dossier
Boekhoudkundige stukken en facturen	7 jaar, overeenkomstig de Belgische wetgeving
Identificatiefoto	Zonder tijdsbeperking, met het oog op de herinnering van de academie en om u te identificeren wanneer u opnieuw begint te trainen. Wanneer u de lessen niet meer volgt, wordt zij op eenvoudig verzoek gewist; zolang u ze volgt, zie punt 7
Gepubliceerde communicatiebeelden	Tot de intrekking van uw toestemming, onder de voorbehouden die het formulier maakt voor berichten die al op de sociale media staan en voor groepsfoto's; archiefbestanden worden uiterlijk 5 jaar na de laatst gevolgde les verwijderd
Historisch register van het parcours: naam, periodes van lidmaatschap, graden en data, de instructeur die ze toekende, aanwezigheden, stages en wedstrijden	Zonder tijdsbeperking, met het oog op de geschiedenis van de academie, de verificatie van een door haar toegekende graad, en de reconstructie van het parcours van een beoefenaar op diens verzoek
Ongevalaangifte en kopie van het aan de verzekeraar bezorgde dossier	10 jaar; voor een beoefenaar die toen minderjarig was, 10 jaar vanaf zijn meerderjarigheid
Correspondentie	Bewaard in de mailbox van de academie; op verzoek verwijderd
Antwoorden op het formulier: toestemming voor het gebruik van beeldmateriaal en risico-erkenning	Zonder tijdsbeperking, als bewijs van de gegeven toestemmingen en met het oog op de herinnering van de academie: aangezien het lidmaatschap geen formeel einde kent, is er geen ogenblik waarop dat bewijs niet meer van nut is. Wijzigt u uw keuzes, dan vult u het formulier opnieuw in: de eerdere antwoorden worden bewaard, maar het meest recente geldt. Een antwoord bevat de naam van de beoefenaar, die van de ouder of voogd wanneer de beoefenaar minderjarig is, de gemaakte keuzes, de naam voluit die als handtekening geldt, en de datum en het uur. Het wordt op eenvoudig verzoek vernietigd wanneer u de lessen niet meer volgt

Het lidmaatschap van Kaizen BJJ Brussels wordt niet formeel opgezegd: een lid kan de training onderbreken en later hervatten. De academie archiveert het dossier van een lid dat ongeveer een jaar geen lessen meer heeft gevolgd; op dat ogenblik worden de gegevens die niet nodig zijn voor de herinnering van de academie gewist.

7. Uw rechten

U hebt op elk ogenblik het recht om uw gegevens in te zien, te laten verbeteren of wissen, de verwerking te laten beperken, bezwaar te maken tegen een verwerking op grond van ons gerechtvaardigd belang en uw gegevens in een gestructureerd formaat te ontvangen. Berust een verwerking op uw toestemming, dan kunt u die op elk ogenblik intrekken, zonder afbreuk aan de rechtmatigheid van de eerdere verwerking.

U kunt zich op elk ogenblik verzetten tegen de bewaring van uw identificatiefoto. Zolang u de lessen volgt, bewaart de academie ze om een veiligheidsreden: met zekerheid kunnen vaststellen wie zich op de mat bevindt, in het bijzonder wanneer een incident of een blessure moet worden opgehelderd, en zeker wanneer er minderjarigen aanwezig zijn; een bezwaar tijdens die periode stuit op die grond. Wanneer u de lessen niet meer volgt, valt die weg: de foto wordt dan enkel nog bewaard met het oog op de herinnering van de academie, en wordt op eenvoudig verzoek onverwijld gewist zonder dat de academie daartegen een eigen belang inroept.

Om deze rechten uit te oefenen, schrijft u naar KaizenBjjBxl+privacy@gmail.com. Wij antwoorden binnen een maand. Bij redelijke twijfel kunnen wij u vragen uw identiteit aan te tonen.

Meent u dat de academie de regelgeving niet naleeft, dan kunt u klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel — contact@apd-gba.be — www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

8. Minderjarige leden

De inschrijving van een lid jonger dan 18 jaar gebeurt door de houder(s) van het ouderlijk gezag, die de rechten uit punt 7 uitoefenen in het belang van het kind. De verspreiding van het beeld van een minderjarige vereist het akkoord van de ouder(s); vanaf 14 jaar vraagt de academie daarnaast het akkoord van de minderjarige zelf.

Ook voor kinderen wordt een identificatieportret in het dossier opgenomen, om dezelfde veiligheidsreden als in punt 3: verschillende instructeurs wisselen elkaar af, en men moet met zekerheid kunnen vaststellen welk kind wie is en de juiste ouder kunnen verwittigen. Het helpt de instructeurs ook de voornamen te onthouden, wat het begeleiden van een groep kinderen aandachtiger maakt. Dat portret wordt nooit gepubliceerd zonder het akkoord van de ouders.

9. Gasten en deelnemers aan een proefles

De academie ontvangt ook personen die geen lid zijn: beoefenaars uit andere academies, uitgenodigde instructeurs en deelnemers aan een proefles. Over hen verwerkt de academie naam en voornaam, een contactadres, de contactpersoon bij noodgevallen, de data van de gevolgde sessies en, in voorkomend geval, een identificatiefoto, op grond van haar gerechtvaardigd belang: weten wie aan haar lessen deelneemt, kunnen reageren bij een incident, de band onderhouden met de ontvangen academies en de herinnering van de academie bijhouden. De contactgegevens worden bewaard zolang de relatie actief is; de overige bepalingen van deze verklaring zijn op hen van toepassing.

10. Wijzigingen

De geldende versie is die welke op kaizen-bjj.be/privacy/ is gepubliceerd; het adres staat op het formulier dat u invult. Wil de academie uw gegevens voor een nieuw doeleinde gebruiken, dan brengt zij u daarvan vooraf op de hoogte.